Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse bied je secretariële en organisatorische ondersteuning op bestuurlijk niveau aan de bestuurder, adjunct-directeur, controller, managers, ondernemingsraad en Raad van Toezicht. Hiervoor werk je in de driehoek bestuurder, adjunct-directeur en controller. Je bent een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je zorgt voor de agenda en stukken van de vergaderingen ten behoeve het strategisch MT, de Ondernemingsraad, Raad van Toezicht en de daarbij behorende commissies. Je bewaakt de procedures en acties rondom de vergaderingen en beheert de actie- en besluitenlijst.

Als bestuurssecretaresse weet je als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en ‘service met een smile’ je tools zijn. Jouw voorkomen en handelen dragen bij aan het imago van de bestuurder, binnen en buiten de organisatie. Je opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel én blijft daarbij secuur en oplossingsgericht. Om goede prioriteiten te stellen weet je wat er speelt, wat de bestuurder belangrijk vindt, en dit alles in een behoorlijk tempo.

Geen dag is hetzelfde maar toch schetsen we een beeld van een willekeurige dag.
Je start de dag met een korte briefing met de bestuurder en neemt de planning door en hebt er voor gezorgd dat in de agenda van de dag de juiste documenten hangen. Daarna ga je aan de slag met een ongepland spoed overleg te plannen tussen bestuurders van diverse ketenpartners. Ondertussen zorg je ervoor dat de wethouder die op werkbezoek komt op de juiste manier wordt ontvangen. Met de secretaris van de OR stem je het vooroverleg af en samen loop je nog door het verslag van de vorige keer. Aansluitend kijk je met de beleidsadviseur naar de jaarplanning van het MT. De actiepunten uit het vorige overleg loop je na en je attendeert collega MT leden op hun taken. Ondertussen reageer je adequaat op binnenkomende e-mails voor de bestuurder, beantwoord je de telefoon en apps. Rond 17:30 sluit je tevreden je laptop.